Om 4 keer per jaar een Hak-al uit te kunnen brengen, is een strakke planning nodig. Reken even mee: een kwartaal heeft 3 maanden en de doorlooptijd van oproep kopij tot levering van de fysieke exemplaren bedraagt meer dan 2 maanden. Twee weken voor aflevering moet het definitieve document aangeleverd worden bij de drukker. We hebben dus een week of 7 om alles te organiseren/verzamelen, te controleren/redigeren, op te maken, drukproeven te controleren, het document te finaliseren en te versturen naar de drukker. Binnen een maand daarna wordt de procedure voor het volgende nummer alweer opgestart.
Een maand voorafgaand aan de deadline wordt de oproep voor kopij per mail en per whatsapp verstuurd. Hierbij wordt nadrukkelijk gevraagd te laten weten of en wat je wilt gaan aanleveren. Om de werkzaamheden ook voor de redactie te spreiden, wachten we niet met de start van de editie tot de deadline of totdat al het materiaal binnen is. Daarom ook de vraag om tekst en/of fotomateriaal gelijk te sturen als dat gereed is.
Een dag of 10 voor de deadline wordt een reminder per mail en per whatsapp verstuurd. De auteurs van de vaste rubrieken leveren vrijwel altijd op tijd aan. Ook van die auteurs horen we het graag indien er niet of later aangeleverd wordt. Niet gemelde uitloop van aanleveren kan ertoe leiden dat een rubriek niet opgenomen wordt.
Om zoveel mogelijk auteurs en fotografen in de gelegenheid te stellen input te leveren wordt strak gestuurd op de omvang van de Hak-als. Hiervoor hanteren we de volgende richtlijnen:
• Standaard artikel – 2 pagina’s maximaal 1.200 woorden.
• Klein artikel – 1 pagina maximaal 500 woorden.
• Verslag – 4 pagina’s maximaal 1.900 woorden.
• Groot artikel– 6 pagina’s maximaal 2.500 woorden. Grote artikelen zijn een uitzondering, die vooraf voorgelegd moeten worden aan de redactie die vervolgens beoordeelt of/en wanneer zo’n artikel ingepland kan worden.
• Teksten uitsluitend aanleveren als Word bestand. PDF en .odt worden niet verwerkt.
• Grafieken, schema’s, diagrammen of tabellen bij voorkeur aanleveren in Excel en hiervan ook zelf een los pdf-bestand maken.
• Per pagina maximaal 4 foto’s aanleveren en 1 extra foto voor bij de inhoudsopgave.
• Verzending foto’s via We Transfer en altijd met de optie ‘ware grootte’.
• Foto’s zijn minimaal 1 MB en maximaal 10 MB en JPG-formaat heeft de voorkeur.
• De naam van de foto mag niet te lang zijn. Daarom in de kopij de bijschriften van de foto’s opnemen met de naam of het nummer van de foto.
• Foto voorzien van de naam van de fotograaf (indien deze afwijkt van de auteur).
• Geen copyright integreren in de foto, wij nemen credits en/of bronvermelding op.
• Bij twijfel over wat er op de foto staat, vόόr inzending zelf (laten) controleren of het bijschrift klopt.
In Word kun je via de optie ‘Controleren’ kiezen voor ‘Woorden tellen’. Een selectie in Excel kan opgeslagen worden als pdf-bestand via de optie ‘Printen’ kiezen voor ‘Print to PDF’, kies bij Instellingen voor Geselecteerde (grafiek, tabel, schema etc.) afdrukken. Let hierbij op dat de kleurkeuzes in Excel gemaakt moeten worden.
Foto’s die in een Word-document zijn opgenomen zijn niet geschikt voor drukwerk. Rekening houdend met de vereiste grootte van de foto’s en het aantal foto’s dat per pagina opgenomen kan worden, zelf keuzes maken welke foto’s geschikt zijn.